Saphety
1.7.2016

Desmistificar a faturação eletrónica em PDF

Faturar os seus clientes de forma eletrónica permite aumentar a produtividade e dispensar os colaboradores para outras tarefas. As poupanças (do custo de emissão/receção das faturas) são significativas, ainda mais considerado o (baixo) nível de investimento exigido, explica Wilques Erlacher.

 

Podemos dizer que a Fatura Eletrónica em PDF, ao contrário do que muitos pensam, não é só pedir que o sistema de contabilidade salve a fatura em PDF, para que esta possa ser enviada por email. Sem o suporte de uma assinatura digital, isso é apenas uma espécie de digitalização da fatura. E o que acontece é que equivale, para o destinatário, a recebê-la em papel. Pois para quem recebe a fatura, o trabalho é exatamente o mesmo.

Terá de introduzir, manualmente, os dados no seu próprio sistema, com todas as condicionantes adjacentes. Desde a possibilidade de introduzir erros, ocupar os colaboradores que poderiam estar a desempenhar outra tarefa ou aumentar o prazo de pagamento (porque todo o processo demora muito mais tempo).

Então o que é exatamente a fatura eletrónica em PDF, o que proporciona e a quem se dirige? A definição oficial diz que esta consiste num documento comercial, semelhante a uma fatura tradicional, mas que foi desmaterializada. Ou seja, é transmitida em formato eletrónico – com todos os dados importantes. O PDF é, na verdade, a parte final e visual de todo um processo. Porque é que deve optar por enviar uma fatura eletrónica em PDF?

Como resposta, vejo as seguintes vantagens na faturação eletrónica em PDF, para quem recebe: ganho na produtividade e economia de espaço em arquivo; para quem envia: também há vantagens, todo o processo flui com maior rapidez, poupança de tempo, garantia da boa receção por parte do destinatário, inexistência de duplicados e triplicados da fatura, segurança do documento feita com recurso a assinatura digital, e até mesmo a relação comercial com o fornecedor tende a ser melhor.

Mas vamos por partes. Como é que a faturação eletrónica em PDF pode ser massificada?

A mesma é extremamente eficaz nos processos business to consumer (B2C). E é muito oportuna no caso do business to business (B2B), tanto para empresas que faturam serviços pré-pagos como para empresas que faturam serviços continuados, onde o não pagamento da fatura pode implicar o corte no fornecimento de bens ou serviços ou ainda para as empresas que enviam a mercadoria, com a guia de transporte, e posteriormente a fatura por correio.

Para mais facilmente perceber também o nível de poupança envolvido, nada melhor do que fazer algumas contas. Segundo o estudo da Billentis o emissor paga em média 11,10 euros por cada fatura emitida em papel. Caso opte pela versão eletrónica o valor cai para 4,5 euros, sendo que aqui já considera o custo de processamento, fornecido por uma entidade terceira (0,30 euros). Ou seja, o potencial de poupança é de 6,6 euros por fatura. Multiplique pelo número de faturas
emitidas e voilà.

Ah, mas isso implica a implementação de sistemas de informação e investimentos avultados. Errado. Na verdade, a maioria dos sistemas de gestão disponibilizados no mercado português já estão preparados para a faturação eletrónica em PDF. Mas não recomendo que as faturas sejam enviadas por email. É um meio inseguro e ineficaz na garantia da boa receção do documento. Neste sentido os operadores de EDI aportam qualidade com serviços adicionais que asseguram a assinatura digital na fatura, o armazenamento pelo prazo legal e uma plataforma centralizada onde os clientes do emissor podem fazer download das faturas as vezes que quiserem.

Este é o sistema perfeito, que elimina possíveis entraves ao processamento das faturas. Com a faturação eletrónica em PDF ambas as partes (remetente e destinatário) têm a garantia da boa receção da fatura. O sistema regista todos os passos, desde a data e hora de emissão à data e hora de receção.

Esta é definitivamente uma solução que beneficia todas as partes envolvidas na transação comercial. O emissor tem a certeza de que o documento chega em tempo útil ao destinatário,  diminuindo assim potencialmente os seus prazos de recebimento, e o recetor, por seu lado, evita erros e otimiza recursos. Com isto poupa-se tempo, poupa-se dinheiro e aumenta-se a produtividade. Sendo assim… porque espera?

 

Artigo original publicado no Sapo Tek,  a 01/07/2016.

 

Subject: 2016, EDI & Electronic Invoicing, SaphetyDoc, Portugal

Wilques Erlacher

Publicado por Wilques Erlacher

Business Development Manager at Saphety (Linkedin)