Portafolio
23.4.2018

El nuevo sistema: un aliado para su negocio

La facturación electrónica aplicada a los procesos de las compañías significa una ventaja competitiva y un impulso para su crecimiento.

Si usted debe o decide adoptar la facturación electrónica (FE) para su empresa, sin importar si es grande o pequeña, quizás aún tenga algunas dudas acerca de su conecta implementación.

Consultada al respecto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) afirma que, para empezar, es necesario determinar cuáles son los procesos del negocio que se impactan con esta novedad para definir el nivel de automatización deseable para la interacción, la expedición y la recepción de este tipo de documentos digitales.

En este sentido, Lucio Quijano, country manager de Signature y Gosocket, manifiesta que los pequeños negocios tienen diferentes opciones de ´software´ para entrar en la facturación electrónica.

Para este público, Quijano hace las siguientes recomendaciones acerca de los pasos a seguir en la implementación:

- Primeramente, decidir si la facturación electrónica les brinda oportunidades de mejorar sus procesos y definir el proceso de emisión o recepción, y si les sirve para radicar o aceptar/rechazar más rápido una factura. En otras palabras, familiarizarse con todas sus bondades.

- Tener en cuenta si usan o no un ´software´ de facturación.

- Determinar cuánto tiempo tienen o quieren tomarse para empezar a usar el nuevo modelo.

 

Aspectos legales

A través del Artículo 308 de la Ley 1819 de 2016, la Dian estableció que todos los responsables de declarar IVA e ipoconsumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019.

Desde el 2017 y durante este año, se están seleccionando las empresas que serán obligadas a expedir sus facturas por este medio.

"A la fecha, solo las personas jurídicas que estén bajo el Decreto 1929 de 2007 referente a la ´Facturación Electrónica Antigua´ están obligados a facturar electrónicamente, quienes lo debieron hacer desde el pasado primero de enero, el plazo para salir al aire es el 28 de junio de 2018. Por otra parte, con base en la Resolución 10 del 6 de Febrero de 2018, los Grandes Contribuyentes estarán obligados a ser facturadores electrónicos a partir del primero de Junio de 2018", señalan voceros de Siesa, proveedor de servicios tecnológicos de FE.

 

Sistemas prácticos y económicos

Hartmut Bock, CEO de Stupendo, dice que "los pequeños negocios pueden utilizar plataformas web que no requieran de implementaciones costosas ni de un equipo técnico especializado. Ofrecemos una versión gratuita para empresas y personas naturales que puede ser utilizada sin necesidad de un sistema contable o una ERP".

Lo importante, agrega la Dian, es establecer la forma más conveniente para disponer del ´software´ de facturación, construirlo o adquirirlo, contratar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la entidad e, incluso, usar el servicio de facturación gratuita que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales está por liberar para el uso, principalmente, de los micro y pequeños empresarios.

La diferencia entre hacer el procedimiento mediante una plataforma web o adoptar un sistema de facturación electrónica integrada a la ERP está dada, básicamente, en costos que representan.

De manera integrada, "el proceso sigue siendo transparente para la empresa y la emisión de factura es sencilla, pero es indispensable que cumpla con la normatividad, se comunique a la Dian esta decisión y se haga envío a su adquiriente para aceptación o rechazo", explica José Falcato, Country Manager de Saphety.

Por su parte, Elkin Rodríguez, jefe de producto ERP y Pyme de Softland, asegura que "el modelo admite cualquiera de las dos decisiones: ir directamente con la Dian presentando los documentos electrónicos en formato XML según lo señalado en el Decreto 2242, o a través de un proveedor de tecnología. Una vez superada la etapa de habilitación, a los seis meses como máximo, la empresa deberá empezar a emitir documentos electrónicos".

"UNA VEZ SUPERADA LA ETAPA DE HABILITACIÓN, A LOS SEIS MESES COMO MÁXIMO, LA EMPRESA DEBERÁ EMPEZAR A EMITIR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS".

 

Requisitos legales y dudas

Cuando las pruebas son exitosas, el empresario debe solicitar rangos de numeración y, una vez hecho esto, todo estará listo para comenzar a facturar sus transacciones de manera electrónica.

En lo referente al, ´software´, se debe sumar un certificado de firma digital del tipoXADES EPES, además de disponer de conexión a Internet y de un buzón electrónico en donde se recibirán los documentos electrónicos.

Eso en lo que respecta a la parte técnica, en el apartado legal, la Dian señala las siguientes condiciones que se deben cumplir para proceder con la facturación electrónica:

- Usar el formato XML dispuesto por esta entidad para las facturas emitidas con este sistema, así como las notas débito y el crédito electrónico. Estas deben estar firmadas digitalmente y se deben enviar a la Dian dentro de las 48 horas siguientes a su expedición.

- Recibir facturas, notas débito y crédito electrónicas, y expedir los acuses de recibo respectivos.

- Entregar representaciones gráficas de las facturas electrónicas a los adquirentes que no sean facturadores electrónicos.

- Cumplir con los requisitos aplicables del Artículo 617 del Estatuto Tributario."Los empresarios que están obligados a implementar la factura electrónica deben acogerla más como una oportunidad para optimizar procesos y recursos que como una obligación, ya que expedirla mejora tiempos de entrega y calidad de la información, lo que se verá reflejado positivamente en su flujo de caja", asegura William Shelton, presidente de Multibank.

Y agrega que, adicionalmente, acogerse de manera voluntaria antes del primero de enero del 2019 les evitará estar expuestos a asumir una implementación de manera acelerada, sin preparación previa que permita ajustar procesos actuales y formación de personas de sistemas, contabilidad, finanzas y logística, ocasionando situaciones no deseadas, como incremento en los costos, recursos y contratiempos.

"ES UNA OPORTUNIDAD PARA OPTIMIZAR PROCESOS Y RECURSOS QUE COMO UNA OBLIGACIÓN, YA QUE EXPEDIRLA MEJORA TIEMPOS DE ENTREGA Y CALIDAD".

 


Artículo original publicado en Portafolio, el 23/04/2018.

URL: https://cdn2.hubspot.net/hubfs/1889475/Documents/Clipping/2018/portafolio_el_nuevo_sistema_un_aliado_para_su_negocio.pdf

Subject: EDI & Electronic Invoicing, Colombia, Facturación Electrónica, SaphetyDoc, 2018