Tek Sapo
11.5.2018

Do cumprimento legal ao incremento da eficácia nos processos administrativos

Por Nuno Gonçalves (*)

A faturação electrónica pode ser uma oportunidade para as empresas. Nuno Gonçalves alinha as vantagens a explorar.

Porque mudamos? Essencialmente porque somos obrigados, uma vez que por natureza somos procrastinadores. Ainda assim, depois de mudar concluímos que na verdade com as mudanças ganhamos valências e sobretudo experiência para nos tornarmos globalmente melhores.

Nas organizações passa-se o mesmo, normalmente o “driver” da mudança é originado pelo cumprimento de um novo regime legal, que de forma disruptiva obriga a empresa a abraçar um novo processo. Uma mudança, portanto.

Este repto pode ser abordado de duas formas, de forma estrita ou de forma abrangente. Na sua forma estrita dificilmente se obtém dividendos, melhorias, pois a mudança é encarada como um mal necessário e não abraçada de forma estratégica.

Mas, se a mudança for encarada como uma oportunidade, as empresas podem quase sempre tomar ações que levarão a um incremento de receita ou a uma redução de custos.

Este é essencialmente o ponto de partida para as empresas, com a obrigatoriedade da adoção da fatura eletrónica na Administração Pública.

(Artigo 299.º-B do DL n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, que alterou o Código dos Contratos Públicos, vulgo CCP, por via da transposição das diretivas europeias, nomeadamente da diretiva 2014/55/UE, de 16/4, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.)

Partindo do ponto inicial, em que todas as empresas que se relacionam com a Administração Pública vão passar a fazê-lo de forma eletrónica, como converter este problema numa oportunidade?

A questão deve ser dividida em várias partes, em que podemos destacar as seguintes:

O ponto de partida

As empresas devem colocar-se questões como:

– Qual o estado da arte da área de contas a receber da minha organização?

– Consigo que os meus clientes paguem ou que o façam atempadamente e sem divergências?

– Que tipo de problemas ocorrem e/ou porque falham os pagamentos?

– Há extravio de faturas?

– Existem erros (ou situações entendidas como tal pelos clientes) nas minhas faturas?

– Falta informação importante para o cliente (específica para o setor público) na fatura?

– Existem discrepâncias entre material ou serviços entregues?

E assim por diante, por forma a identificar todos os pontos passíveis de melhoria.

O estudo dos problemas atuais

É importante pois aproveitar este momento para fazer este estudo interno para identificar os problemas, muitas vezes relacionados com o conteúdo das faturas, sobretudo informação em falta, como n.ºs de compromisso, n.º de acordo quadro, divergência na data de conclusão dos serviços, etc. Estará também o cliente a acusar corretamente o recibo das mercadorias ou a entrega dos serviços? De que forma pode a organização garantir que coloca a informação em falta ou de forma mais correta na fatura? Este estudo tem de ser feito.

A escolha da solução

A escolha da solução e do parceiro para apoio à faturação eletrónica torna-se assim muito importante, pois este poderá ajudar a empresa não só a identificar estes problemas como também no processo de ajustar e garantir que a fatura é produzida com maior qualidade e com a informação relevante necessária para o comprador, minimizando assim eventuais lacunas.

Também, ao abrigo da diretiva, ao ser utilizado um formato standard, garante-se que a informação na fatura é classificada de forma unívoca e transmitida ao comprador para que este a trate de forma automática.

O elencar dos ganhos

Quanto custa um pagamento atrasado à organização? Qual o volume de trabalho administrativo para tratar uma divergência? Quanto custa a emissão de um documento retificativo (ex. nota de crédito)? Qual o preço de uma fatura extraviada? Com a adoção da fatura eletrónica de forma obrigatória com a Administração Pública e o facto de esta estar assente em normas de transmissão eletrónica de documentos (Electronic Data Interchange, vulgo EDI) esta é, sem dúvida, uma oportunidade para as organizações. Uma oportunidade para fazerem uma revisão ao seu processo de contas a receber, para melhorarem a qualidade das faturas e para conseguirem uma redução de custos bem visível no seu dia a dia. E não para apenas passarem a fazer o envio eletrónico porque foram obrigadas.

Assim como do lado da Administração Pública o potencial de ganhos também é imenso, já que faturas corretas poderão no futuro ser pagas sem (ou com o mínimo de) intervenção humana.

E, claro, com estas melhorias todos subirão mais um degrau, um nível acima na sua capacidade concorrencial.

O desafio está aí, em fazer da mudança uma oportunidade, é tudo uma questão de abordagem.

 


(*) Especialista em EDI & Faturação Eletrónica e Product Manager na Saphety

nuno.goncalves@saphety.com

saphety.com

 

 

Artigo de opinião original publicado na Tek Sapo, a 11/05/2018.

URL: https://tek.sapo.pt/opiniao/artigos/opiniao-do-cumprimento-legal-ao-incremento-da-eficacia-nos-processos-administrativos

Subject: EDI & Electronic Invoicing, Contratação Pública Eletrónica, SaphetyDoc, Portugal, SaphetyGov, 2018